De Digitale Bestuurskamer ontwierp Sander Peters voor de speeltuinvereniging in Badhoevedorp waar hij voorzitter is. Met zijn achtergrond in de ICT weet hij hoe handig het is om informatie en kennis online te delen en vast te leggen. Nu kunnen ook andere speeltuinen geld, tijd en frustraties besparen met de Digitale Bestuurskamer voor ledenadministratie, financiële administratie en het versturen van digitale nieuwsbrieven.
Er wachtte Sander Peters geen gespreid bedje toen hij het voorzitterschap van de Speeltuin Badhoevedorp in 2009 op zich nam. De vertrekkende voorzitter van de kwakkelende vereniging overhandigde hem voornamelijk een bos sleutels, waarvan niet bekend was voor welke sloten die precies waren. Daar moest Sander Peters het mee doen. Toen er een tijdje
later een ruit werd ingegooid en hij de glazenhandelaar belde, vertelde die hem in welk hok planken stonden om tegen het raam te schroeven. “Zij wisten meer van het proces in de speeltuin dan ik”, vertelt Sander. Hij besloot al snel om een database te maken om dat soort informatie meteen op te slaan. Zo wist hij voortaan wat hij moest doen en kon hij de boel later makkelijk overdragen.
Kenniscentrum
Sander bouwde eerst een eenvoudig online kenniscentrum, met tekst velden waar hij per onderwerp wat uitleg kwijt kon. Later zette hij daar ook plaatjes en logo’s bij voor in de nieuwsbrief en noteerde hij contactgegevens van de redactie van de buurtkrant. Hij bedacht meer uitbreidingen toen hij de weg kwijt raakte in het boekhoudprogramma Davilex, nadat de penningmeester was vertrokken. “Er waren zoveel opties, maar juist de simpele taak die ik wilde, deed het niet!” Met zijn eigen jarenlange ICT-ervaring bouwde hij verder aan de tool. Hij koppelde de ledenadministratie aan de mailbox voor nieuwsbrieven. “Dan stuur je makkelijk naar alle leden dat er morgen springkussens zijn, zonder eerst om de nieuwste ledenlijst te hoeven vragen.” In 2014 besloot Peters met hulp van de NUSO (nu LOS) om de Digitale Bestuurskamer ook aan te bieden aan andere speeltuinen.
Eén van de pilot-speeltuinen die ermee aan de slag ging was de SBV Kindervreugd in Zeist. Voorzitter Wout was het gepriegel met Davilex zat. “Zo vervelend dat alle computers op elkaar afgestemd moeten zijn.” Het irriteerde hem dat een computer met Windows 7 niet goed samen kon werken met een computer met Windows 10 of dat er weer een update nodig was voor honderden euro’s. Hij had nog nooit gehoord van de Digitale Bestuurskamer, maar fantaseerde al hardop over hoe mooi het zou zijn als alles gewoon in de cloud stond. Toen hij in de Speelmail las over de pilot met de Digitale Bestuurskamer, meldde hij zich dus snel aan.
Aanvinken
Het scheelt vooral veel en heen en weer ge-e-mail, zegt hij nu. “Je hoeft alleen maar aan te vinken of je een mail wil sturen naar alle bestuursleden, naar alle donateurs of naar alle leden. En je hebt zo een overzicht van wie nog niet betaald heeft.” Wout hoeft er bovendien zijn eigen outlook niet meer voor in. “Zo kan ik privé en speeltuin beter gescheiden houden.”
Voor vrijwilligers en bestuursleden scheelt de software tijd. Ze kunnen allemaal online meekijken als ze daar de rechten voor krijgen. Dat betekent niet meteen dat ze ook gegevens kunnen aanpassen. Wout legt uit: “Dat regel je zo. De penningmeester mag bijvoorbeeld niets aanpassen in de ledenadministratie en de ledenadministratie mag niets aanpassen in de centen.” De Digitale Bestuurskamer heeft een logboek voor alle toestellen, waar de inspecties in worden bijgehouden. Handig voor de autoriteiten. “Ik hoef nu nooit meer te zoeken waar ik dat documentje ook alweer gelaten heb”, hoort Sander nieuwe gebruikers vaak zeggen.
Hoeveel uren zijn tool scheelt, kan hij niet zomaar zeggen. “De tijd die je in de speeltuin kunt stoppen is natuurlijk oneindig. De software ondersteunt alles en maakt zo meer tijd vrij voor leuke dingen.” Het gaf de speeltuin in Badhoevedorp in elk geval een nieuwe energie-impuls. Dankzij extra activiteiten, zoals een poppenkast, groeide de doodbloedende vereniging van ruim 400 tot 650 leden.
Het wiel uitvinden
Pilotgebruiker Wout uit Zeist wil niet meer zonder de Digitale Bestuurskamer en hoopt dat nog veel meer speeltuinen er gebruik van gaan maken. “Je hoeft het wiel niet uit te vinden, want dat is het al. Je moet het alleen nog toepassen op je eigen vereniging. En daarover kun je weer makkelijk met iedereen kletsen in de Digitale Bestuurskamer.” Speeltuinen kunnen zelf kiezen waar ze het programma wel en niet voor gebruiken. “Niet alles hoeft meteen ingevoerd te worden”, zegt Sander. “Een nieuwsbrief uit 2001 moet je bijvoorbeeld niet weggooien. Maar die hoeft misschien ook niet gedigitaliseerd te worden. Gaandeweg stop je er meer in als je denkt dat je daar later wat aan hebt.”
Organische groei
Op eenzelfde manier breidt Sander de Digitale Bestuurskamer uit. Hij houdt de software in eerste instantie zo simpel mogelijk. “Meer is niet altijd beter.” Dat ervoer hij zelf toen hij de taken van de vertrokken penningmeester probeerde over te nemen in Davilex. “Mensen willen liever drie dan twintig knoppen, ook al zijn er dan misschien minder shortcuts.” Als meerdere speeltuinen om een extra toepassing vragen, zoekt Sander wel naar een oplossing. De eerste versie van het programma had bijvoorbeeld geen kasboek, omdat de speeltuin in Badhoevedorp daar nooit mee had gewerkt. Na een verzoek van SBV Kindervreugd is die mogelijkheid toegevoegd. Zij hanteert online nu zelfs drie verschillende kasboeken, voor de penningmeester, bar/snoepverkoop en de bingo. Sander werkt ondertussen verder aan een app van de Digitale Bestuurskamer en maakt op verzoek van een paar speeltuinen een koppeling tussen de bestuurskamer en de openbare agenda op de website.
Overdracht
Met de Digitale Bestuurskamer kunnen veel penningmeesters minder zenuwachtig worden, denkt Wout. Zijn eigen penningmeester stapte laatst op omdat ze er geen tijd meer voor had. “Ze was er elke dag mee bezig. Maar nu is het, sorry dat ik het zeg, een fluitje van een cent!” De beoogde nieuwe penningmeester in Zeist kijkt al een tijdje mee in het systeem. Als Wout de taken straks overdraagt, kan hij zelf nog makkelijk bijspringen. Juist dat wil Sander zo gemakkelijk mogelijk maken, de overdracht van taken: “Nieuwe bestuursleden of vrijwilligers vinden is vaak moeilijk. Dat komt deels omdat speeltuinen aan nieuwe mensen weinig meer overhandigen dan een sleutelbos, twee dozen met jaarverslagen en een ferme handdruk.” Met de Digitale Bestuurskamer wil hij nieuwe bestuurders handvatten geven. “Je kunt opzoeken welke aannemer ooit is ingeschakeld voor de aanleg van het invalidentoilet of hoe tot een bepaald besluit is gekomen. Zo kan een organisatie veel laagdrempeliger functioneren.”
Aan de slag
De Digitale Bestuurskamer hoef je niet op je computer te installeren. Alles staat online in een digitale omgeving. Gegevens van jouw speeltuin staan niet in dezelfde database als die van andere speeltuinen. Interesse? Ga naar: www.dibeka.nl. LOS leden krijgen een korting van € 50,-.
